Die Causa „Zerschlagung der SUB“ war natürlich mit hohen Wellen verbunden. Hier im Blog haben wir versucht, einen ruhigeren Blick auf das Geschehen zu werfen und vor allem die Auswirkungen auf das gesamte wissenschaftliche Bibliothekswesen im Auge zu behalten.
Heute bin ich auf den Beitrag „Pro.Admin: Change Management für die Zentralverwaltung und zentralen Einrichtungen : Ziele und bisheriger Ablauf des Pro.Admin‐Prozesses“ der Uni Göttingen gestoßen, iin dem es um einen Blick auf den Prozess und seinen Ablauf geht und an dessen Ende die 6 größten Irrtümer aufgegriffen werden. Zwei Irrtümer betreffen die SUB Göttingen.
Die Behauptung, die SUB solle „zerschlagen“ werden, wird dort entkräftet:
Nein, und es wird natürlich auch keine Änderungen an den Aufgaben der SUB geben. Der aktuelle Vorschlag besteht lediglich darin, administrative Strukturen zu vereinfachen bzw. zu bündeln. Für die SUB als Teil der Universität könnte dies bedeuten, dass Verwaltungsaufgaben, wie z.B. die Administration von Personal und Finanzen, oder Aufgaben im Bereich des Gebäudemanagements mit ähnlich gelagerten Aufgaben in der Zentralverwaltung kombiniert werden.
Gelegentlich war auch in den Schlagzeilen zu lesen, dass auf einen neuen Direktor der SUB verzichtet werden soll. Dazu heißt es:
Nein. Die SUB benötigt einen Direktor und eine handlungsfähige Leitungsebene. Im Rahmen der Analyse vorhandener Strukturen findet eine Überprüfung der Direktion, gemeint ist hier der Struktur des Direktoriums bzw. der Leitungsebene, vor dem Hintergrund der zukünftigen Erfordernisse und der Bündelung von Verwaltungsaufgaben innerhalb der Universität statt.
Klar ist, dass die Kernaufgaben von dem geplanten Prozess nicht betroffen sein werden, dass aber im Bereich der Verwaltung die Anpassung der Aufgabenzuschnitte und die Zuordnung bestimmter Aufgaben zu anderen Stellen geprüft werden wird. Auch dieser Prozess wird mit Unruhe und vielen Veränderungen verbunden sein, die durch andere Zuständigkeiten ungeahnte Probleme mit sich bringen können.
Einige kleine Beispiele aus meiner Erfahrung:
Die Bibliotheks-IT wurde ins Rechenzentrum ausgelagert, da die bisherige Person in den Ruhestand ging. Die Bibliotheks-IT und ihre besonderen Herausforderungen waren den Systemadministratoren unbekannt. Daher wurden die damit verbundenen Aufgaben möglichst weit nach hinten geschoben. Eigentlich zeitkritische Anfragen, z.B. Ausfall des Bibliothekssystems, Einspielen neuer Versionen der Literaturverwaltungssoftware, Ausfall des Druckers für Ausleihquittungen, wurden verzögert oder vom Auszubildenden bearbeitet. Völlig ohne Absprache wurden andere wichtige Dinge erledigt. Toll, wenn der Bibliothek über Nacht ein völlig neuer IP-Bereich zugeteilt wird und die elektronischen Medien plötzlich nicht mehr in der Bibliothek verfügbar sind…
Die feste Zuordnung eines Hausmeisters wurde aufgehoben (hohes Einsparpotential). Das Auswechseln von Glühbirnen, die Reparatur der Eingangstür etc. konnte nur noch auf Anfrage in die Wege geleitet werden. Hinweise, dass für bestimmte Dinge Spezialwerkzeug mitgebracht werden muss, wurden ignoriert und eine erneute Anfahrt an einem anderen Tag wurde notwendig. Dinge, die früher auf Zuruf schnell erledigt wurden, verzögerten sich unter Umständen um Wochen und Schäden wurden größer. Außerdem konnten Angebote nicht mehr gemacht werden, da die Unterstützung durch Hausmeister, z.B. beim Transport von Mobiliar für Veranstaltungen, nicht mehr vorgesehen war.
Alles Dinge, die auf den ersten Blick natürlich gut in die bestehenden Strukturen zu integrieren waren. Aber am Ende gab es mehr Probleme und mehr Unzufriedenheit auf allen Seiten. Natürlich wurden die bisherigen Strukturen verändert, aber die eigentliche Unzufriedenheit entstand dadurch, dass außer einer scheinbaren Kostenersparnis kein echter Mehrwert für alle Seiten geschaffen wurde. Die IT war nicht auf die speziellen Anforderungen einer hochfrequentierten, dienstleistungsorientierten Bibliotheksinfrastruktur ausgelegt. Die Hausmeister kannten das Haus und seine Anforderungen nicht. Auf der anderen Seite sollten aber von den Bibliotheken keine Abstriche beim Service gemacht werden. Das ist ein Dilemma, das aber mit der Idee „Wir sparen Geld und werden effizienter“, die hinter der Umstrukturierung steht, eingekauft wurde.
Die Universität betont:
Die Universitätsleitung möchte noch einmal sehr deutlich betonen, dass weder der Auftrag an das externe Beratungsunternehmen noch dessen Analyse eine Änderung der Aufgaben der SUB vorsahen bzw. planen. Auch zielen die präsentierten Vorschläge nicht auf eine derartige Änderung ab. Vielmehr geht es um die Optimierung von Verwaltungsstrukturen und -abläufen z.B. im Bereich der Finanz- und Personalverwaltung oder der Hausdienste, um Synergien zu nutzen und die SUB für die Zukunft noch besser aufzustellen. Beabsichtigt ist ggf. eine Bündelung von Verwaltungsvorgängen an der Universität dort, wo in der SUB sowie anderen zentralen Einrichtungen wie auch in der Zentralverwaltung selbst Ressourcen zu ähnlichen Aufgaben vorhanden sind.
Abzuwarten ist nun, ob die erhofften Synergien tatsächlich gehoben werden können oder ob sich herausstellen wird, dass Gleiches am Ende doch anders ist.
Text zu pro.Admin-Prozess der Uni Göttingen
Pro.Admin: Change Management für die Zentralverwaltung und zentralen Einrichtungen, Präsidium, Georg-August-Universität Göttingen (ohne Datum)
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